Office Management

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Office Management / Personaladministration / Buchhaltung (36-40 Stunden/Woche)

Wer wir sind

Wir sind Brainds, ein Hybrid aus Design-Agentur und strategischer Unternehmensberatung mit Sitz in Wien – unabhängig und eigentümergeführt. Wir unterstützen mit unserem Team aus Designerinnen und Designern, Strateginnen und Strategen und systemischen Beraterinnen und Beratern unsere Kunden im deutschsprachigen Raum als Partner bei ihrer Business-Transformation und Marktpositionierung.

Zu unseren oft langjährigen Kunden gehören große Corporates und Familienunternehmen genauso wie Kulturinstitutionen, Städte, Universitäten oder innovative Start-ups.

Deine Aufgaben

Office Management

  • Du koordinierst sämtliche Büroablaufe wie z.B. das Bestellen von Büro- und sonstigem Verbrauchsmaterial, Eingangs- und Ausgangspost, Termin- und Reiseorganisation, Raumverwaltung, usw. und bist unsere Schnittstelle zu Lieferanten, Reinigung, Handwerkern, Hausverwaltung etc.
  • Du empfängst unsere Gäste und sorgst dafür, dass sie sich bei uns wohlfühlen
Personal

  • Du übernimmst die Verantwortung für das gesamte administrative Personalwesen – vom Eintritt bis zum Austritt
  • Du unterstützt unsere Führungskräfte beim Recruiting und beim Bewerbermanagement
  • Du bist für die Verwaltung und Pflege des Zeiterfassungssystems zuständig
  • Du organisierst und administrierst Teamevents, Weiterbildungen, Mitarbeitergespräche sowie den Performance Management Prozess
Buchhaltung

  • Du erfasst eigenverantwortlich alle Eingangsrechnungen, kümmerst dich um Kreditkartenabrechnungen, kontrollierst Kontoabbuchungen und bereitest fristgerecht Banküberweisungen (z.B. Gehälter, Spesen, Eingangsrechnungen) vor
  • Bei Fragen zur Verrechnung oder ausständigen Zahlungen stehst du im direkten Kundenkontakt
  • Du führst die Handkassa und unterstützt das Team bei Kreditkartenbestellungen
  • Du stehst in regelmäßigem Kontakt mit unserer externen Steuerberatung und Lohnverrechnung und bist intern sowie extern unsere Ansprechperson zu allen Themen der laufenden Buchhaltung und Gehaltsverrechnung

Was dich ausmacht

  • Du hast eine kaufmännische Ausbildung (HAK/FH/UNI) abgeschlossen
  • Du bringst mehrjährige Berufserfahrung aus einer vergleichbaren Position im gehobenen Assistenzbereich mit
  • Du verfügst über Grundwissen im österreichischen Arbeitsrecht und in Buchhaltung
  • Du hast ausgezeichnete IT-Anwenderkenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint/Keynote, Slack u.a.)
  • Du kannst dich in Deutsch und Englisch schriftlich und mündlich professionell verständigen
  • Du bist eine zuverlässige, verantwortungsbewusste Person mit gutem Zahlenverständnis
  • Du legst Wert auf ein gepflegtes Erscheinungsbild und gute Umgangsformen
  • Mit deiner freundlichen und offenen Art fällt es dir leicht auf andere zuzugehen

Unser Angebot

  • Mitarbeit in einem interdisziplinären exzellenzorientierten Team
  • Ausstattung mit modernem IT-Equipment (Apple Laptop)
  • Extrem guter Kaffee und regelmäßig Obst und Snacks
  • Ein cooles Industrieloft-Büro in U-Bahn-Nähe (U3)

Für diese Position ist ein Brutto-Jahresgehalt von zumindest EUR 40.000 vorgesehen. Eine Überzahlung bei entsprechender Qualifikation ist möglich.

Wenn du glaubst, dass unser Profil und du gut zusammenpassen, dann freuen wir uns auf deine Bewerbung: office@brainds.com.